Solução de agendamento de atendimentos: o que você precisa saber

Como estamos entrando em uma nova fase da pandemia do COVID-19, empresas e prestadores de serviços estão se preparando para reabrir assim que as restrições forem relaxadas. Quando chegar a hora de reabrir, há uma boa chance de que o número de clientes aumente, pois suas demandas foram suspensas por algum tempo. Enquanto isso, ainda há uma necessidade urgente de manter o distanciamento social e altos padrões de segurança, pois o risco de propagação do vírus permanece alto. Esse é um desafio que exige planejamento prévio e grandes ajustes. Como os prestadores de serviços e as empresas podem se adaptar a esse novo normal?

 

Uma das soluções é utilizar uma solução de agendamento de atendimento para gerenciar as jornadas dos clientes e manter o controle do fluxo de chegadas. O que é isso, e como funciona? Reunimos as perguntas mais frequentes sobre os sistemas de agendamento de atendimentos e algumas perguntas específicas relacionadas à situação atual.

O que é uma solução de agendamento de atendimentos?

Uma solução de agendamento de compromissos, também conhecida como sistema de agendamento de compromissos ou software de gerenciamento de compromissos, é uma solução que facilita o gerenciamento de compromissos pelos provedores de serviços. As ferramentas em uma solução de gerenciamento de compromissos podem incluir:

  • Reservas pela Internet
  • Reserva de aplicativos móveis
  • Interface de usuário para trabalhadores de call center

Quando um sistema de agendamento é integrado a um sistema de gerenciamento de jornada do cliente (também conhecido como sistema de gerenciamento de filas), ele se torna um sistema poderoso que permite que as organizações movam os clientes de uma visita on-line para uma visita presencial.

Como funciona uma solução de agendamento de atendimentos?

Existem várias maneiras, mas os sistemas de agendamento de atendimentos mais comuns funcionam assim:

  1. O cliente marca uma consulta (on-line via web booking ou ligando para um call center). Aqui, o cliente pode escolher o serviço que deseja e a agência ou equipe preferida, se houver. O cliente recebe uma confirmação de reserva.
  2. Mais próximo da data do agendamento, o cliente recebe um lembrete com um link de check-in
  3. O cliente faz o check-in por conta própria usando o link na mensagem de lembrete (o check-in assistido pela equipe também está disponível)
  4. Após o check-in, o cliente recebe um ticket móvel onde pode acompanhar o seu lugar na sequência da marcação. Eles não precisam estar no prédio até a hora de sua nomeação
  5. O cliente é chamado quando chega a sua vez e recebe o serviço.

Quais são os benefícios de uma solução de agendamento de atendimentos?

As soluções de agendamento de atendimentos têm muitas vantagens, tanto para provedores de serviços quanto para seus clientes.

Benefícios de um sistema de agendamento online para clientes

  • Tempo de espera reduzido
  • Mais flexibilidade e tranquilidade
  • Melhor experiência do cliente

Benefícios de um sistema de agendamento de atendimentos para empresas e prestadores de serviços

  • Controle sobre o fluxo de chegada e o tráfego de clientes nas instalações
  • Combinando solicitações de serviço com a competência da equipe
  • Maior eficiência operacional e da equipe
  • Menos pressão sobre a equipe

Como um sistema de gerenciamento de compromissos pode ajudar no distanciamento social?

A marcação de atendimentos é a maneira mais simples de garantir que seus clientes não precisem perder tempo esperando nas instalações até que seja a vez de serem atendidos.

Os clientes podem agendar sua chegada próximo ao horário marcado, o que pode reduzir consideravelmente o tempo de espera e, portanto, ajudar a evitar aglomerações em sua sala de espera ou loja. Dessa forma, você como prestador de serviços pode manter o controle do fluxo de clientes e otimizar seus recursos, além de reduzir ou até eliminar aglomerações inesperadas.

Como o software de gerenciamento de compromissos pode ajudar na reabertura de negócios e serviços?

Na situação atual, a segurança é a principal prioridade para todos os prestadores de serviços que desejam reabrir assim que as restrições forem aliviadas. O risco do COVID-19 provavelmente persistirá por muito tempo, portanto, investir em soluções que possam ajudar no gerenciamento de chegadas e fluxos de clientes pode ajudar empresas e organizações a fornecer seus serviços, mantendo um alto padrão de segurança.

Para empresas e organizações que esperam um fluxo significativo de clientes após a reabertura, isso pode ser mitigado com uma solução bem integrada que pode gerenciar o fluxo de clientes e a alocação de funcionários. Essa solução precisa ser capaz de acomodar ambos para permitir que a operação seja executada com eficiência.

Quais são as coisas a considerar ao investir em uma solução de agendamento de atendimentos?

Alguns recursos são necessários para realizar plenamente os benefícios de um sistema de agendamento. Aqui estão algumas coisas a considerar ao investir em um sistema de agendamento de atendimentos online:

  • Inclui um calendário online e módulo de compromissos?
  • Oferece a opção de check-in virtual ou self-check-in?
  • Ele está totalmente integrado ao sistema de gerenciamento de jornada do cliente?
  • Oferece uma confirmação automática e lembretes para o cliente? Estes são úteis para evitar no-shows
  • Ele tem recursos de inteligência de negócios para combinar compromissos e clientes que chegam? Ter isso será benéfico para planejar a alocação de pessoal.

Qual é a melhor maneira de otimizar um sistema de gerenciamento de compromissos?

O software de gerenciamento de agendamentos funciona melhor quando é totalmente integrado a um sistema de gerenciamento de filas que pode lidar com chegadas e toda a jornada do cliente. Aqui estão outras dicas para otimizar as soluções de agendamento de atendimentos:

  • Segmente os clientes em suas reservas em diferentes filas, dependendo do serviço que eles precisam para aumentar a eficiência
  • Controle o número de visitantes gerenciando os horários disponíveis ou criando um conjunto diferente de regras de chamada para diminuir o número de pessoas em espera.
  • Planeje a alocação de pessoal para obter um período de espera equilibrado e controlado
  • Mantenha os clientes atualizados com confirmações de reservas, lembretes, tempos de espera esperados ou quaisquer alterações.
  • Analise os dados dos tempos de espera e atendimento, o número de clientes em espera e a satisfação dos clientes para melhorar o desempenho do serviço.

Quais indústrias podem se beneficiar das soluções de agendamento de atendimentos em um ambiente com COVID-19?

As soluções de marcação de atendimentos podem ser utilizadas em qualquer tipo de indústria, para vários tipos de negócios e serviços. Alguns exemplos:

Software de agendamento de pacientes para assistência médica

Como os profissionais de saúde estão enfrentando um aumento em sua carga de trabalho, um sistema de agendamento de pacientes pode ser uma maneira de aliviar um pouco o estresse. Com as consultas dos pacientes agendadas com antecedência, as unidades de saúde podem planejar a alocação de recursos com antecedência, aumentando a eficiência e reduzindo os níveis de estresse da equipe. Além disso, eles podem regular melhor o fluxo de pacientes com soluções de agendamento de consultas

Sistema de agendamento de atendimentos para escritórios governamentais

Departamentos públicos como impostos, carteira de motorista, imigração, pensão e benefícios sempre estiveram ocupados. Mas agora, quando os serviços foram suspensos ou atrasados ​​devido ao COVID-19, é provável que haja uma onda de demandas quando esses escritórios reabrirem.

As soluções de agendamento podem ajudar a gerenciar o fluxo de visitantes e organizar compromissos. Como provedor de serviços, você pode decidir o número de horários de agendamento a serem abertos a qualquer momento com base na disponibilidade de sua equipe, dando a você o controle total do número de pessoas no local. Para mais informações, você pode ler este artigo sobre como manter o distanciamento social ao reabrir escritórios governamentais.

Sistema de agendamento de agendamentos para varejo

Muitas empresas estão pensando em reabrir assim que as restrições forem relaxadas. Na maioria dos lugares, ainda existem regulamentos sobre o número máximo de pessoas permitidas em um local fechado a qualquer momento, e isso é um desafio para as lojas de varejo.

No entanto, não é impossível manter o negócio funcionando enquanto permanece em conformidade com as soluções de agendamento. Aqui estão algumas maneiras de otimizar as soluções de agendamento:

  • Implementar o distanciamento social nas lojas regulando os slots disponíveis – Assim, as pessoas não precisam esperar em fila física para entrar na loja, mas podem agendar sua visita com agendamento.
  • Faça a coleta na calçada (também conhecido como serviço de clique e retire) – Os clientes podem encomendar as mercadorias on-line e buscá-las em um horário conveniente para eles.

Sistema de reservas de clientes para bancos e outras instituições financeiras

Para bancos ou quaisquer outros provedores de serviços financeiros, você pode evitar visitas não agendadas e minimizar a multidão na sala de espera implementando a política de agendamento apenas.

Sistema de reservas online para pequenas empresas

Além dos setores mencionados acima, as soluções de agendamento também podem ser usadas para vários tipos de negócios de diferentes tamanhos. Como há a necessidade de limitar o número de pessoas em um local interno, os sistemas de agendamento para restaurantes, salões e spas podem ajudar as empresas a funcionar sem problemas no ambiente atual.

Este texto foi escrito por Dixie Thamrin e traduzido por Julia Alvernaz. 

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