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Gestão de disponibilidade de recursos: Salas de Reunião, Laboratórios, Equipamentos e Profissionais – Como melhorar o gerenciamento de compromissos

Gerenciar vários compromissos sempre foi um desafio complexo para os provedores de serviços. Por muitos anos, nós da Qmatic identificamos e removemos o atrito do processo de agendamento. Neste artigo, explicarei um recurso importante que tornará mais fácil para você reservar recursos, como membros da equipe, salas de reunião e qualquer equipamento necessário para o serviço.

Você já deu as boas-vindas a um visitante só para perceber que se esqueceu de reservar uma sala de reunião? Muitos dos clientes com quem converso costumam compartilhar essa experiência. Às vezes você pode ter sorte e há um espaço disponível para você ocupar espontaneamente. Mas se todas as salas de reunião estiverem indisponíveis, isso afetará a qualidade da reunião e colocará em risco a experiência e a privacidade do visitante.

Agendamento de compromissos com vários recursos

À primeira vista, o agendamento de compromissos parece ser bastante simples. O visitante marca uma visita e, alguns dias depois, ele ou ela aparece em suas instalações.

Ainda, a verdade é que o processo de gerenciamento de compromissos é muito mais complexo do que se possa imaginar. Se você quebrar o processo, logo verá que a maioria dos compromissos exige vários recursos de compromisso.

O que é um recurso de compromisso?

Um recurso de compromisso é tudo o que precisa ser reservado para o sucesso do compromisso. Abaixo estão alguns exemplos de recursos comuns necessários para um compromisso.

Membros da equipe

Alguns compromissos exigem que o visitante marque uma reunião com um membro específico da equipe de sua empresa. Isso pode ser porque eles já tiveram uma reunião antes ou porque solicitam um conhecimento específico.

Sala de reuniões

Se o compromisso for sobre qualquer assunto particular ou delicado, é pré-requisito que você tenha uma sala de reuniões durante o compromisso. Além disso, alguns serviços só podem ser realizados em salas específicas.

Equipamento

Muitos compromissos de serviço envolvem algum tipo de equipamento. No entanto, talvez haja apenas um equipamento limitado no local. Para garantir que o visitante receba a ajuda de que precisa, o equipamento deve ser reservado com antecedência.

Como melhorar sua gestão de compromissos usando vários recursos

Quando encontro provedores de serviços hoje, eles geralmente me dizem que gerenciam manualmente a reserva de recursos. Isso significa que quando um visitante agenda um compromisso, você deve agendar o funcionário que tem a habilidade certa para aquele caso específico. Você também precisa reservar uma sala de reuniões e reservar o equipamento certo. Lidar com isso manualmente é demorado, mas também aumenta o risco de que algo dê errado.

Automatize a reserva de recursos de agendamento

A melhor forma de garantir a alta qualidade de seus compromissos é automatizar a reserva de recursos de agendamento. Isso pode ser feito por meio de um sistema de agendamento mais avançado, como o Qmatic Cloud Appointments, que tem a capacidade de gerenciar vários recursos simultaneamente.

Com o sistema de agendamento certo, você pode conectar facilmente diferentes serviços com diferentes recursos. Ao configurar conjuntos de recursos, o sistema determina em quais intervalos de tempo todos os recursos estão disponíveis e, com base nisso, dá ao cliente opções de quando agendar o compromisso. Isso significa que em todos os intervalos de tempo em que recursos predeterminados estão indisponíveis, como o funcionário certo, a sala certa ou o equipamento certo, um compromisso não pode ser agendado.

Uma vez que o visitante agende um compromisso, todos os recursos necessários são automaticamente reservados para a hora e data, permitindo que o visitante e a equipe se lembrem apenas de comparecer.

Quer saber mais sobre como o Qmatic Cloud Appointments pode ajudá-lo a agilizar o gerenciamento de seus compromissos? Preencha o formulário abaixo para falar com um especialista.

(forms de contato)

Este texto é uma tradução. O texto original pode ser encontrado em https://www.qmatic.com/blog/appointment-management-with-pool-of-resources

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