Como melhorar o ambiente de trabalho para prestadores de serviços

Capa Como melhorar o ambiente de trabalho para prestadores de serviços

Trabalhar como prestador de serviços pode ser estressante. Inúmeros clientes, longas filas e clientes insatisfeitos podem aumentar as frustrações dos funcionários. Neste artigo, compartilharemos dicas sobre como você pode melhorar o ambiente de trabalho para sua equipe.

Frustrações comuns entre provedores de serviços

Há muitas razões pelas quais sua equipe pode experimentar frustrações. A primeira coisa que você precisa fazer se quiser melhorar o ambiente de trabalho é identificar o número de elementos desordenados. Abaixo estão alguns dos fatores mais comuns que causam estresse entre os prestadores de serviços.

Carga de trabalho irregular

Quando você tem um grande número de clientes, a carga de trabalho rapidamente se torna esmagadora. Durante os horários de pico, como a hora do almoço, as filas podem se tornar longas e os funcionários precisam trabalhar intensamente para manter os clientes satisfeitos.

Muito trabalho administrativo

Permitir que os clientes agendem compromissos é uma ótima maneira de distribuir a carga de trabalho. No entanto, gerenciar os compromissos pode exigir muito trabalho administrativo para sua equipe. Por exemplo, eles precisam lidar com cancelamentos e reagendamento de compromissos. Este é um processo complexo.

Não é possível gerenciar calendários individuais

O estresse aumenta quando a equipe não consegue controlar seu próprio tempo. Alguns sistemas de gerenciamento de compromissos são mais básicos, o que significa que o compromisso é agendado e alocado aos funcionários, independentemente de seus calendários individuais. Isso pode significar que um compromisso é agendado em um momento em que o funcionário tem uma reunião interna.

Falta de informação

Alguns provedores de serviços têm soluções diferentes para cada ponto de contato com o cliente. Quando você tem um sistema para lidar com reservas, outro para check-in e um terceiro para fazer anotações, você perde rapidamente informações vitais. Muitos funcionários ficam frustrados quando não conseguem encontrar facilmente as informações de que precisam sobre o cliente.

Reservando recursos para cada compromisso

Muitas vezes, há vários recursos necessários para executar um serviço. Por exemplo, alguns serviços requerem uma sala ou equipamento específico. Quando os próprios funcionários precisam garantir que tudo esteja agendado para um compromisso, sua carga de trabalho e níveis de estresse aumentam.

Resolvendo os problemas comuns enfrentados pela equipe

Uma força de trabalho frustrada pode levar rapidamente ao esgotamento, mau atendimento ao cliente, alta taxa de rotatividade e má reputação. Portanto, é vital garantir que o número de elementos desordenados para sua equipe seja reduzido ao mínimo. Abaixo estão algumas dicas de como você pode corrigir as frustrações da equipe e melhorar o processo de trabalho.

Aumentar a mobilidade da equipe

Ao utilizar soluções digitais como aplicativos de check-in e atendimento, sua equipe pode se tornar mais dinâmica. Esses aplicativos permitem que sua equipe saia de trás de um balcão e entre no piso de atendimento para interagir diretamente com os clientes. Eles obtêm uma visão geral completa dos números de clientes em espera, clientes atendidos e compromissos futuros por meio de painéis. Ter essas informações na ponta dos dedos é conveniente, pois eles podem facilmente manter os clientes informados.

Automatize o trabalho de administração

Uma excelente maneira de reduzir a carga de trabalho é usar soluções digitais para automatizar o trabalho administrativo. Alguns exemplos de automação que podem ser feitos com um sistema inteligente de agendamento de consultas:

  • Envio de notificações e lembretes para compromissos agendados
  • Encontrar e reservar os recursos necessários (por exemplo, um funcionário ou uma sala)
  • A administração funciona quando alguém reagenda ou cancela um compromisso

Ter essas tarefas automatizadas ajuda a liberar tempo para sua equipe se concentrar em atender os clientes.

Ative o controle de calendários individuais

Ao permitir que os funcionários controlem sua disponibilidade para compromissos, você evita reservas duplas – um sistema inovador de agendamento de compromissos se integra a calendários individuais para que a equipe possa bloquear facilmente os intervalos de tempo.

Tenha um sistema para toda a jornada do cliente

Quando você tem um sistema para toda a jornada do cliente, fica mais fácil para a equipe acessar todos os dados relevantes sobre o cliente. Isso aumenta a eficiência e aumenta a qualidade do serviço.

Este texto foi escrito por Dixie Thamrin e traduzido por Julia Alvernaz. 

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